E-Rechnungen

Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist nicht vergleichbar mit der klassischen eingescannten Rechnung, die im PDF-Format übermittelt wird.
Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und
digitale Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Im Gegensatz zur Papier- oder PDF-Rechnung, die eine bildhafte, für Menschen lesbare Darstellung visualisieren, bildet die E-Rechnung einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML-Dokument). Der nationale Standard für die Zusammensetzung des XML-Datensatzes ist die XRechnung. Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages akzeptiert die Gemeinde Lehrensteinsfeld ausschließlich E-Rechnungen im Format der XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD. 

Vertiefende Informationen: Standard X-Rechnung

Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren nachhaltiger und profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund
wegfallender Postwege und der damit erhöhten Durchlaufgeschwindigkeit.

Die Leitweg-ID ist eine 17-stellige Zeichenkombination, mit der eingehende Rechnungen vom zentralen Posteingang eindeutig und schnell an die richtigen
Adressaten in der Verwaltung weitergeleitet werden. 

Vertiefende Informationen: Leitweg-ID

Service-BW: Elektronische Rechnungen können der Gemeinde Lehrensteinsfeld und deren Eigenbetrieb unter Angabe der Leitweg-ID ausschließlich über das
service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden. Entweder per Upload oder per Mail an rechnung@service-bw.bwl.de.
Wichtig: es muss in der Rechnung IMMER die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers angegeben sein (Feld: BuyerReference / BT-10).

Für den Eingang von PDF-Rechnungen hat die Gemeinde Lehrensteinsfeld die zentrale E-Mail-Adresse rechnungen@lehrensteinsfeld.de eingerichtet.
Für den Eigenbetrieb Abwasser lautet die E-Mail-Adresse rechnungen.ww@lehrensteinsfeld.de. 

Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter weitergeleitet. Für PDF-Rechnungen, die per E-Mail an das zentrale Rechnungsstellen-Postfach eingehen, gelten folgende Anforderungen:

• Ein Anhang pro E-Mail: Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang muss genau einen Dateianhang enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen
• Eine Rechnung pro E-Mail: Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
• Zulässige Anhangs-Formate: Es werden nur Anlagen im PDF-Format akzeptiert. Andere Formate sind nicht zulässig und werden abgewiesen.
• Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten: Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
• E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen
  Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
• Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
• Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind einzuhalten.
• Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen, Überweisungsträger oder sonstigen Geschäftsschreiben an die zentralen Rechnungs-E-Mail-Postfächer. Diese Schreiben bitte an info@lehrensteinsfeld.de senden.

Um Dopplungen zu vermeiden, möchten wir Sie bitten, jede Ihrer Rechnungen (nur einmalig) an unser elektronisches Postfach zu senden. Durchschriften an
personalisierte Postfächer sind bitte zu unterbinden.

Bitte adressieren Sie Ihre Rechnungen wie folgt:

xy
Ellhofener Straße 2
74251 Lehrensteinsfeld 

Bitte fügen Sie für das fett Kursivgedruckte je nach Amt oder Dienststelle folgendes ein:

(* müssen ausgefüllt sein)